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Fiche pratique

Documents commerciaux d'une société

Vérifié le 07/08/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Dans une société, plusieurs documents commerciaux doivent être élaborés. Ces documents comportent des <span class="miseenevidence">informations obligatoires</span>. Ils doivent être conservés <span class="miseenevidence">entre 5 et 10 ans</span> selon la nature du document.

Il faut préparer un certain nombre de documents liés aux relations commerciales entre la société et ses clients.

Il s'agit par exemple des documents commerciaux suivants :

  • Courriers
  • Tarifs et documents publicitaires
  • <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R43253">Conditions générales de vente (CGV)</a>
  • Bons de commande et de livraison
  • <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F31808">Factures</a>

Les mentions qui doivent figurer sur les documents commerciaux dépendent de la nature de votre activité :

  • Il est <span class="miseenevidence">d'usage</span> de faire figurer les informations suivantes sur les documents commerciaux :

    • <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F33050">Code APE</a>
    • <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F23570">Numéro de TVA intracommunautaire</a>
    • Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

    Ces documents commerciaux (bon de commande, courrier, CGV, etc.) nécessitent la présence de <span class="miseenevidence">mentions obligatoires</span>. Il faut notamment y faire figurer les <span class="miseenevidence">informations suivantes</span> :

    • Numéro unique d'identification (<a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F32135">Siren</a>)
    • Mention au <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R24403">RCS</a>
    • Lieu du siège social
    • Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples : <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R38677">SAS</a>, <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R24383">SARL</a>, <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R55196">SA</a>)
    • Dans le cas d'une <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F23573">location-gérance</a>, il faut préciser si la société est locataire-gérant ou gérant-mandataire
    • Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique , il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
    • Si la société est une <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R24383">SARL</a> ou une société par actions, montant du capital social

  • Il est <span class="miseenevidence">d'usage</span> de faire figurer les informations suivantes sur les documents commerciaux :

    • <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F33050">Code APE</a>
    • <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F23570">Numéro de TVA intracommunautaire</a>
    • Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

    Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de <span class="miseenevidence">mentions obligatoires</span>. Il faut notamment y faire figurer les <span class="miseenevidence">informations suivantes</span> :

    • Numéro unique d'identification (<a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F32135">Siren</a>)
    • Mention au registre national des entreprises (RNE)
    • Lieu du siège social
    • Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples : <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R38677">SAS</a>, <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R24383">SARL</a>, <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R55196">SA</a>)
    • En cas de <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F23573">location-gérance</a>, il faut préciser si la société est locataire-gérant ou gérant-mandataire
    • Si la société a bénéficié d'un <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F11299">contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique</a>, il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
    • Si la société est une <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R24383">SARL</a> ou une société par actions, montant du capital social

  • Il est <span class="miseenevidence">d'usage</span> de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

    • <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F33050">Code APE</a>
    • Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

    Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de <span class="miseenevidence">mentions obligatoires</span>. Il faut y faire figurer les <span class="miseenevidence">informations suivantes</span> :

    • Numéro unique d'identification (<a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F32135">Siren</a>)
    • Mention au <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R24403">RCS</a>
    • Lieu du siège social
    • Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples :<a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R60703">SCM</a>, <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R58573">SELARL</a>,<a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R60704">SCP</a>)
    • Si la société a bénéficié d'un <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F11299">contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique</a>, il faut préciser la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
    • Si la société est une  <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=R58573">SELARL</a> ou une société par actions, montant du capital social

  À savoir

Toutes les informations concernant les mentions obligatoires à indiquer sur vos factures sont présentes sur la <a href="https://cournonsec.fr/demarches/demarches-des-professionnels/?xml=F31808">fiché dédiée au sujet</a>.

Si la société <span class="miseenevidence">n'indique pas</span> les mentions obligatoires sur ses documents commerciaux, elle s'expose à une <span class="miseenevidence">amende</span> pouvant aller jusqu'à <span class="valeur">3 750 €</span>.

La durée de conservation des documents commerciaux<span class="miseenevidence"> varie en fonction de la nature</span> du document :

  • S'il s'agit d'un <span class="miseenevidence">document comptable</span> (bon de commande, facture, bon de livraison...), il doit être conservé <span class="miseenevidence">10 ans</span>
  • S'il s'agit d'un <span class="miseenevidence">contrat</span> conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une <span class="miseenevidence">correspondance commerciale</span>, le document doit être conservé <span class="miseenevidence">5 ans</span>

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